CGV : 7 points spécifiques à une agence web, de communication ou freelance

7 points spécifiques à votre métier à ne pas rater pour éviter les ennuis

Malheureuse surprise, un client vous appelle ce matin pour vous demander de consulter vos conditions générales de vente. Des CGV à vous envoyer ? Euh … . Vous en aviez bien réalisé avec l’aide de votre ami d’enfance qui est juriste, mais vous vous posez plein de questions : sont-elles à jour ? Vont-elles me protéger suffisamment ? Sont-elles complètes ?

Les agences web (création de sites, référencement, développement d’outils, gestion de campagnes) et les agences de communication (communication digitale et tous supports, relations presse, design, produits créatifs, graphisme, dessin …) sont souvent regroupées au sein d’un même secteur d’activité, chapeautés sous le terme d’agences.

Cette activité particulière obéit à des règles juridiques et contractuelles propres, qui ne sont pas communes à d’autres types d’activités. Les agences réalisent des prestations de services, qui comportent un certain nombre de spécificités.

Particulièrement, ces spécificités doivent être mises en avant et précisées dans les conditions générales de vente. Ces CGV seront des conditions générales de prestation de services, à personnaliser à votre situation.

1. Premier point essentiel : présenter des CGV, des vraies !

Élémentaire me direz-vous, pourtant je vous assure que nombre d’agences n’ont pas encore de conditions générales de vente, ou font passer pour des CGV de simples mentions légales. Les CGV obéissent à un formalisme précis, puisqu’il y a un ensemble de clauses et de mentions de loi à faire figurer.

Au-delà du formalisme, il est trop souvent occulté qu’il est « obligatoire de présenter ses CGV à tout professionnel qui en ferait la demande », comme exprimé sur le site de la Chambre de Commerce de Paris, et dont je vous offre une capture ci-dessous. Appréciez cette ambiguïté : les CGV ne sont pas obligatoires, mais il est obligatoire de les présenter à tout client qui en ferait la demande.

Alors certes, vous pourriez partir avec un modèle gratuit, ou copier celles de vos concurrents. Alléchant. Les CGV ne sont pas franchement un sujet sur lequel on a envie de passer du temps. Pourtant, il est important d’avoir des CGV personnalisées.

2. L’enjeu de la propriété intellectuelle et du transfert de propriété

En tant qu’agence, vous réalisez une prestation intellectuelle et graphique. Un site web, un logiciel, un logo, une publicité vidéo ou print, ou encore une plaquette, sont des créations graphiques. Initialement et légalement, ces créations appartiennent à celui qui les créé, même si elles sont réalisées pour un client.

L’article 111-1 alinéa 3 du Code de la Propriété intellectuelle rappelle en effet que les éléments originaux créés restent la propriété de son auteur.

Pour que votre client devienne propriétaire des créations (il apparait assez normal d’être propriétaire de son logo et de sa plaquette commerciale), il est important de préciser dans les conditions générales qu’un transfert de propriété sera opéré, au moment de la livraison des produits. Un simple envoi par mail ne suffira pas pour être sûrs de transférer la propriété.

Une autre solution est d’ajouter lors de la signature du contrat, une clause de cession des droits d’auteurs, du type « L’ensemble des créations réalisées pendant la mission deviennent propriété du client, à partir de la fin de la mission, à la date JJ/MM/AAAA. »

Au contraire, une agence qui souhaiterait rester propriétaire appliquerait une mention du type :

L’agence X Y demeure seule titulaire de ses droits d’auteurs résultant de ses services. L’exploitation de ses créations et services s’effectue conformément aux dispositions de la mission effectuée et des dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de l’acceptation du devis. Toute utilisation de la création par le client, non prévue initialement doit faire l’objet d’une autorisation expresse préalable de l’agence X Y d’une rémunération à convenir. L’agence Planète Communication veillera à ce que la réalisation de sa mission n’enfreigne aucun droit d’auteur, aucune marque de commerce et aucun autre droit, titre ou intérêt de propriété intellectuelle, appartenant à toutes tierces personnes physiques ou morales.

3. Encadrer le bon à tirer

Les métiers d’agences web et de communication travaillent souvent avec un bon à tirer, pour préparer l’impression des supports. Cette spécificité obéit à ses règles propres. Dans un but essentiel : éviter les litiges avec des clients qui voudraient revenir sur ce qu’ils vous ont demandé d’imprimer … sauf qu’il est trop tard.

Telle marque de boisson alcoolisée a oublié la mention de protection anti-alcoolisme, tel office du tourisme a oublié son numéro de téléphone … ennuyeux pour eux, certes, mais vous ne pouvez pas accepter toutes les erreurs de vos clients. Si le produit est parti à l’impression et qu’il est trop tard, il faut avoir prévenu avant !

Le bon à tirer déclenche l’accord du client, sur lequel il ne peut plus revenir. Il est souvent exprimé de cette manière dans les CGV :

Le bon pour accord avec signature client (ou validation numérique) et date dégage l’agence de toute responsabilité sur l’ensemble de sa création. Un accord « BAT – bon pour accord + signature client (ou validation numérique) + date » transmis par email, tient lieu de validation finale. ». De plus, La société cliente, reconnaît et assume la pleine et entière responsabilité des choix réalisés en matière de contenus textuels, iconographiques, figurant dans la réalisation livrée par l’agence. La société cliente reconnaît avoir pris connaissance des mises en garde légales concernant les lois du copyright, de la propriété intellectuelle, les mentions légales à faire paraître, et les peines pouvant être encourues au titre de leur violation.

4. Dégager votre responsabilité

Les supports et outils de communication vont être diffusés massivement, et selon les choix du client, peuvent soulever des questions, voire générer des plaintes. L’agence ne doit pas être responsable de ces litiges. Une agence est d’abord créatrice d’outils, éditrices et non hébergeur. Cette distinction est essentielle, et votre responsabilité en tant que créateur initial doit être protégée dans les conditions générales de prestation de service.

Il devra donc être inscrit, que la société cliente, représentée par le signataire de la présente commande, reconnaît et assume la pleine et entière responsabilité des choix réalisés en matière de contenus textuels et iconographiques figurant dans la réalisation livrée par l’agence.

La responsabilité de l’Agence ne pourra en aucun cas être mise en cause, dans l’hypothèse où ces contenus ne se révèleraient pas libres de droits ou seraient attentatoires aux droits de propriétés intellectuelles d’un tiers. La société cliente garantit à l’agence une prise en charge de toute condamnation, de frais et honoraires mis à la charge.

5. L’utilisation des références

Vos références client sont votre première publicité, gage de qualité et de professionnalisme. Il est essentiel pour une agence de pouvoir diffuser, afficher et mettre en avant ses références clients. Mais pour cela, l’accord du client est indispensable, car vous allez le citer, à des fins commerciales. Si cette autorisation n’est pas mentionnée dans vos conditions de prestation, vous courrez des risques forts.

Cette précision pourra prendre cette forme : « Sauf mention contraire explicite du client, notre agence se réserve la possibilité de présenter sur différents supports ou à toute occasion souhaitée, le travail réalisé pour le client. Les références seront notamment mises en avant sur le site internet et dans les documents commerciaux. »

6. Le cahier des charges

Le cahier des charges (CdC) est un élément de travail classique des agences, pour s’entendre avec son client sur un produit fini et ne pas avoir de surprises à la fin. Il est cependant important de préciser dans les conditions de vente et sur le contrat final qu’un cahier des charges sera réalisé, voire de mettre son modèle en annexe. Cela permet de prévenir un futur litige qui pourrait venir d’un client se disant mal informé sur la nécessité et la précision demandée par un cahier des charges, ce qui est un cas vu régulièrement.

Pour réaliser un cahier des charges précis, un certain nombre d’éléments sont indispensables. Il est pour cela nécessaire de faire figurer dans les conditions de vente une clause demandant au client de « fournir tous les éléments nécessaires pour réaliser la prestation (texte, images, vidéos, sons …) au format demandé et ce dans des délais les plus brefs afin que l’agence dispose de suffisamment de temps pour réaliser la prestation dans de bonnes conditions et dans les délais fixés entre les deux parties »

7. Le mode de facturation

La prestation que vous allez réaliser s’écoule dans le temps. Dans votre métier, plusieurs mode de facturation sont possibles : au comptant ou avec acompte et délai de paiement. Le modèle avec délai entraine une application de la législation en cas de retard de paiement. Une entreprise ne peut pas appliquer le taux qu’elle veut comme pénalités pour compenser le retard de paiement. Il y a des règles à respecter. Celles-ci doivent figurer dans les conditions de prestation et de vente, pour informer au préalable votre client des conditions mises en place.

Editioneo.com a développé un outil permettant de générer des conditions générales de vente complètes et adaptées à sa situation et ses spécificités. Découvrez nos conditions générales de prestation de service, dont les clauses ont été rédigées pour coller aux besoins des agences web et de communication.