Quand et pourquoi faire appel à une société de recouvrement ?

Des études et observations ont montré que les entreprises et grands groupes, ne font appel aux sociétés de recouvrement qu’après avoir épuisé toutes les possibilités de remboursements à l’amiable. Mais de plus en plus, le recours ce type de sociétés prend de l’ampleur, au regard de l’efficacité qu’elles assurent, même si les entreprises accordent toujours une priorité à la conservation de la relation client.

Qu’est-ce qu’une société de collecte d’impayés ?

Il s’agit d’une société qui aide les entreprises à recouvrer les sommes impayées de la part de leurs clients débiteurs et de certains prestataires. Ce sont en règle générale des professionnels qui ont une certaine maîtrise de la relation client et savent comment procéder afin d’obtenir le remboursement des impayés pour le compte des entreprises. Ils emploient à cet effet des techniques pour amener un client à solder son passif vis-à-vis des entreprises créancières, lesquelles les sollicitent lorsque les délais de paiements sont échus.

Ces sociétés se distinguent par leur professionnalisme, à la faveur de la présence dans leur équipe de professionnels ayant une bonne connaissance des approches en matière de collecte de fonds impayés, et un sens relationnel assez aiguisé. C’est pourquoi elles arrivent à suivre facilement et à gérer les dossiers de factures de leurs clients, afin que le débiteur puisse solder dans de brefs délais.

De quels moyens disposent ces sociétés pour intervenir ?

Avant de recourir à ce type de société, les entreprises doivent pouvoir s’assurer de leur expertise et de leur expérience en la matière, afin d’espérer un travail efficace. La société de collecte doit pouvoir mettre en place les techniques et approches idoines et trouver le format et les moyens adaptés pour faciliter le remboursement des entreprises.

Elle doit pour cela travailler en collaboration avec des juristes qui peuvent étudier la solvabilité des débiteurs et intervenir à tous les niveaux du processus, notamment au cours de la gestion de la phase amiable (relances téléphoniques, courriers, analyses d’impact, analyse de l’état d’avancement du processus, intensification de la procédure et évolutions des contenus échangés).

En plus des juristes, la société peut solliciter des avocats et des huissiers de justice qui interviendront dans le processus si le besoin se fait sentir, tant au niveau des procédures amiables que judiciaires. Ceux-ci peuvent aussi faire jouer leurs réseaux, afin de mieux connaître les tenants et aboutissants du dossier, afin que la société de collecte de créances puisse peaufiner son approche et augmenter ses chances de réussite.

Il faut dire par ailleurs que la mise en œuvre de ces procédures répond à des règles et exigences assez strictes, lesquelles augmentent d’une manière ou d’une autre le taux de réussite de ces sociétés de recouvrement. Pour preuve, les études réalisées auprès des professionnels de la collecte d’impayés estiment à environ 80% leur taux de réussite en matière de récupération de dettes.

Quand faire appel à ce type de société ?

Dans la plupart des cas, les dirigeants d’entreprises ne commencent réellement à se préoccuper de leurs impayés que lorsqu’ils se trouvent confrontés à des difficultés de trésorerie. Généralement, les créanciers préfèrent miser sur l’approche amiable dans un premier temps. Ce n’est que lorsque cette option n’aboutit pas qu’ils pensent à faire appel à une société de recouvrement de dettes. Or, plus tôt ils feraient intervenir ces professionnels, plus grandes seraient leurs chances de recouvrer leur dû en un temps raisonnable. Mieux, il est même possible d’enclencher le processus dès l’émission de la facture, et ainsi de se décharger du paiement en le confiant d’office à une société spécialisée. De la sorte, les entreprises aussi se libèrent du travail fastidieux qu’impliquent les contrôles, relances par mails ou appels téléphoniques.

Hélas, au lieu de confier aux sociétés le suivi du règlement des factures par les débiteurs dès l’émission de la facture, les entreprises attendent généralement l’expiration du délai de paiement pour faire appel à des sociétés de recouvrement. Or, plus le temps s’écoule, plus les débiteurs organisent leur insolvabilité et moins ils sont disposés à régler leur dette.

Il est donc recommandé que le suivi du règlement des factures soit confié aux entreprises spécialisées dès le début du processus. Les chances de se faire rembourser à temps sont grandes à ce moment. Il y va parfois de la trésorerie et donc de la santé financière de l’entreprise.

Pourquoi faire appel à ces sociétés ?

Pour une entreprise, le fait de recourir à une société de recouvrement de créances a plusieurs avantages.

Optimiser le système de collecte de ses impayés

La plupart des entreprises ont pour habitude de s’occuper elles-mêmes du remboursement de leurs impayés par leurs débiteurs. L’idée d’externaliser cette activité ne leur vient qu’en cas de force majeure, lorsque leurs débiteurs deviennent insolvables et que les mesures de règlement à l’amiable ont échoué. Parce que focalisés sur la recherche de nouveaux prospects ou de nouvelles opportunités d’investissement, elles n’accordent que peu d’intérêt aux règlements des impayés, alors que confier cette activité à des sociétés spécialisées en la matière présente de réels avantages.

L’entreprise gagne en efficacité lorsqu’elle fait le choix de confier la gestion de ses impayés à des professionnels du domaine. L’expertise d’une société de recouvrement est souvent déterminante pour  susciter la solvabilité des débiteurs, et ceci sans pour autant mettre à mal les relations commerciales entre l’entreprise et ses clients. De son côté, le débiteur qui constate qu’il a désormais affaire à un professionnel dont la spécialité est de recouvrer les créances, abordera certainement la situation avec des considérations plus sérieuses. Le fait pour lui de recevoir des relances signées de ce professionnel créera forcément un impact psychologique à son niveau, lui faisant comprendre que la donne a changé.

Le gain de temps

La procédure de collecte de dettes est plutôt chronophage. Entre la rédaction des lettres de relance et leur transmission aux débiteurs, il n’est pas toujours évident de s’en sortir sans avoir certaines prédispositions. Il en est de même des relances téléphoniques, du contrôle des informations de mise en cause, de l’analyse des raisons du défaut de paiement, de la vérification des informations sur le client, coordonnées et adresses, de l’obtention d’informations sur la solvabilité du débiteur, etc.

L’entreprise a elle-même d’autres activités à gérer, et le fait de se prêter à une procédure de recouvrement, qui n’est pas son domaine de compétence, lui fera perdre excessivement du temps. Faire appel à des spécialistes de la collecte de dettes est alors la meilleure solution. Ils déchargeront l’entreprise et son personnel de certaines tâches, leur permettant ainsi de se concentrer sur d’autres pôles de développement. Par leur efficacité, ces sociétés de recouvrement permettent aux entreprises de gagner en temps et en productivité

Eviter les problèmes de trésorerie

Lorsque les débiteurs ne respectent pas les échéances de paiement, la trésorerie en pâtit. L’entreprise risque d’être confrontée à de sérieuses difficultés pour faire face à ses propres créances ou réaliser des investissements. Elle peut éviter de tels dommages en recourant à des spécialistes de la collecte de créances. Elle raccourcirait ainsi les délais de paiement et optimiserait par la même occasion sa santé financière. L’entreprise pourra alors poursuivre ses activités d’investissement, de développement et de production avec davantage de sérénité.