A l’occasion du lancement de nouvelles offres à destination des propriétaires de locations de vacances, de gîtes ou de chambres d’hôtes, voici un rappel sur les documents nécessaires pour encadrer votre activité de location, et mettre votre site en règle.
Documents nécessaires à votre activité
Un certain nombre de documents sont nécessaires pour encadrer votre activité de location saisonnière, qu’il s’agisse d’un chambre d’hôtes, d’une location de vacances ou d’un gîte.
Contrat de location saisonnière
Selon l’article L.324-2 du Code de tourisme, « toute offre ou contrat de location saisonnière doit revêtir la forme écrite et contenir l’indication du prix demandé ainsi qu’un état descriptif des lieux ».
Ce contrat de location est établi et précise les informations spécifiques au bail concerné ; durée, prix, coordonnées du locataire, etc. Il doit s’accompagner d’un état des lieux, sur lequel nous revenons plus loin dans cet article.
Conditions générales de location
Les conditions générales de location servent de contrat-cadre pour tous les locataires et candidats locataires souhaitant réserver et louer un logement. C’est pourquoi les conditions sont dites « générales », et le propriétaire n’a souvent besoin de ne les rédiger qu’une seule fois pour son activité.
Ces conditions générales, une fois rédigées, peuvent être rendues largement accessibles pour permettre aux candidats locataires de se renseigner en amont sur les conditions du logement, et d’éviter ainsi un certain nombre de demandes de réservation qui n’aboutissent jamais.
Ces conditions générales sont complétées (voire modifiées, si besoin) par le contrat de location qui, lui, est dressé spécifiquement pour chaque bail (chaque location d’un locataire).
Etat des lieux
Un état des lieux doit être dressé de manière « contradictoire », c’est à dire que le propriétaire et le locataire doivent être présents (ou représentés par des tiers), et que les deux parties doivent établir ensemble cet état des lieux, en se mettant d’accord sur son contenu.
Cet état des lieux doit être dressé à l’arrivée et au départ du locataire, en 2 exemplaires, et être joint au contrat de location. En cas de litige cet état des lieux fera foi pour départager locataire et propriétaire, et il sera utilisé pour justifier ou dénoncer d’éventuelles retenues sur le dépôt de garantie (la caution), si un tel dépôt a été demandé par le propriétaire.
Documents nécessaires pour votre site
Mentions légales obligatoires
Vous avez probablement un site présentant votre logement, offrant éventuellement la possibilité de saisir et de lire les avis d’hôtes ou de locataires passés, ou encore permettant de réserver directement la location en payant en ligne.
Votre site, comme tout site et conformément à la loi pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) de juin 2004, doit présenter un certain nombre d’informations et de mentions légales.
Il peut aussi nécessiter des conditions générales d’utilisation et une charte de données CNIL si des données personnelles sont collectées sur vos visiteurs (par exemple demande d’adresse e-mail, nom, prénom, cordonnées sur une page du site).
Conditions générales de réservation
Si de plus le site permet de réserver directement en ligne, des conditions générales de réservation sont nécessaires.
En effet nous avons vu plus haut qu’un contrat était obligatoire pour votre location ; si un locataire peut réserver en ligne, et comme pour tout achat sur une boutique en ligne, les conditions générales (ici, de réservation) du site tiennent lieu de contrat.
Elles doivent donc naturellement être affichées et acceptées par le client (par exemple via une case à cocher, qui remplace une signature) avant qu’un quelconque paiement n’ait lieu.
Quels documents correspondent à votre situation ?
Quelques exemples
1) Vous proposez une chambre d’hôtes, qu’il est notamment possible de réserver via votre site web
Vous acceptez directement les réservations et les paiements, sans visite préalable ni échange de courriers, sur votre site et des plateformes type Airbnb, Abritel, etc. ; vous avez donc besoin de conditions générales de réservation pour que l’engagement de votre hôte et le vôtre soient immédiats en cas de disponibilité de la chambre.
Par ailleurs vous acceptez aussi des réservations par d’autres biais (sans paiement par Internet) ; vous pouvez avoir besoin d’un contrat de location complet (avec état descriptif des lieux) à faire signer par votre hôte.
2) Vous proposez une location de vacances que vous présentez sur votre site, mais sans réservation en ligne
Vous avez, comme toute activité de location saisonnière, besoin d’un contrat de location complet (avec état descriptif des lieux) à faire signer par votre hôte.
Votre site doit par ailleurs comporter les mentions légales minimum, et peut nécessiter d’autre documents, notamment s’il est édité par une personne morale ou si vous collectez des informations personnelles sur vos candidats locataires (mail, nom et prénom, etc.).
2) Vous proposez une gîte et vous n’avez pas de site web
Vous avez, comme toute activité de location saisonnière, besoin d’un contrat de location complet (avec état descriptif des lieux) à faire signer par votre hôte.
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Vous trouverez sur Editioneo les documents nécessaires pour votre activité et votre site, regroupés en lots vous permettant de profiter de réductions.
Ainsi, si vous êtes propriétaire d’une location saisonnière et que vous permettez la réservation en ligne, vous aurez besoin des packs « Location saisonnière » et « Réservation en ligne ». Si votre site ne permet pas la réservation en ligne, les packs « Location saisonnière » et « Web Pro » (avec mentions légales et CGU) vous seront utiles.
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